Twitterで見かけた「コミュ障だから事務くらいしかできない」と言った意見。事務職は高いコミュニケーションがないと務まらない仕事なので考えを改めることをおすすめします。工場の技術職と総務課どちらも経験した私が事務職のコミュ力の高さを力説します。

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コミュ力が必要な要件

総務課といえば勤怠管理や請求書を入力したり、備品発注したりショムニみたいに照明交換したり、誰でもできる仕事でしょ？

パソコンぽちぽちするだけでいいなら楽そうでいいな。そんなイメージは今日から捨てましょう。コミュ力必須な総務の仕事を紹介します。

職員全員の名前、職場を暗記

書類を集め

工場の総務課の大きな役割の一つが本社と工場の橋渡しです。本社から依頼された書類の提出や保険証の交換等を期限内に全職員分処理する必要があります。「期限までに提出すればいいや」と言った自分勝手な職員ばかりなので提出は期限ギリギリで、毎回数名は忘れる人がいます。

100〜200人の顔と名前を全員覚えて、名合わせカルタをするのに加えて、期限を守らない人にも優しく催促する必要があります。普段から顔を覚える努力に加えて母のような優しい心を持って接するのは大変ですね。

各所へ電話の転送

暗記力が特に試させるのは電話の転送です。業者や関係会社からかかってきた電話を担当者に転送する必要があるのですが、電話を待たせることなく2分程度でシフト表を確認して今は出勤しているかシフト外かを調べて転送や不在の返答をします。

この転送作業は未だに私も慣れていなく、企業名は聞き取れても相手の名前が聞き取れず聞き返すことが度々で、転送先を探すのにも時間がかかる。コミュ力に加えて認識力や判断力も必要なんですね💦頑張って修行します。

接客、工場PR活動

工場には様々なお客様が来場します。本社の方が来た時は応接室に案内しお茶だしをするのも総務課の仕事です。タイミングを見計らってお茶出しをする必要があるのですが、私は未だに緊張してお茶を出す手が震えます（笑）

そして一番大変なのは工場PRの案内です。工場の設備や事業内容の説明から、細かな作業工程の説明まで。そしてお客さんは小学生から地域の住民、就活生まで様々で、その人たちに向けてプレゼンテーションをして工場のことを知ってもらいます。QAにも分かることは説明する必要があるので、結構なコミュ力と度胸が必要です。

総務課は何でも屋

総務課は頼まれると受けなければいけないと言った仕事が多々ありますが、確定申告の書き方が分からないなど、一人一人に説明するには時間が足りません。ある程度説明して、細かい所は各自で書いてもらうなどほどよい調整が必要です。大事な所は頼って貰うけど全てやってしまわないよう、職員との普段からの関係づくりが必要ですね。

私は技術側の時は良く書類記入で分からないと頼ってしまったことが多かったので、とても反省しています。固定の事務作業に加えて、期限守らない人や書類を丸投げしてくる人の対応をしている総務課に頭が上がりません。それを笑顔で対応している総務課の人達の仕事を楽そうなんて言えませんね。

まとめ

総務課の仕事は楽そうに見えることがありますが、自分の仕事に加えて全ての職場の人の提出書類のチェックや期限を守らない人の催促、書類が苦手な人の手伝いをしつつ電話対応や来客対応を笑顔で対応しています。パソコン能力も必要ですが、それ以上にコミニュケーション能力で仕事をしています。

実際、コミュ障の人は技術職の方が多いですし向いていますね。総務課を目指しているコミュ障の人はもう一度調べ直してみましょう。以上、総務課と技術職をどちらも経験している私の経験談でした。